Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương

Có nên triển khai phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương trong quản trị nguồn lực là nỗi băn khoăn của nhiều doanh nghiệp. Cùng giải đáp thắc mắc trên trong bài viết dưới đây:

Nhân sự – tiền lương là một phần quan trọng trong quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự – tiền lương là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp

Quản lý tiền lương là việc thực hiện một chuỗi các hành động liên quan đến lương thưởng trong doanh nghiệp, bao gồm: tính lương, xây dựng hệ thống lương, quyết toán thuế, trích nộp bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế,… Trên thực tế, quản trị nhân sự – tiền lương còn liên quan trực tiếp đến quản lý thông tin người lao động, và có nhiệm vụ duy trì mối quan hệ giữa nhân sự với doanh nghiệp. 

Công tác quản trị tiền lương có hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: 

• Thu hút nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp;
• Duy trì đội ngũ nhân sự hiện có;
• Nâng cao năng suất và chất lượng lao động, từ đó gia tăng hiệu quả công việc nhân viên;
• Tạo điều kiện cho nhân viên gắn bó lâu dài và phát triển cùng doanh nghiệp;
• Là cơ sở bền vững cho doanh nghiệp có thể phát triển ngày càng vững mạnh;

Quản lý nhân sự – tiền lương là công việc dễ xảy ra sai sót

Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, số lượng nhân sự tăng lên, điều đó khiến HR gặp nhiều trở ngại trong công việc về lương thưởng. Một trong những khó khăn lớn nhất đó là sự điều chỉnh về lương thưởng không thể cập nhật kịp thời. Trên thực tế, sự linh động trong tình trạng làm việc của mỗi nhân viên: buổi nghỉ, ca làm thêm giờ, thưởng sản phẩm… cũng sẽ khiến bộ phận HR gặp nhiều trở ngại trong tính toán tiền lương và phân loại mức lương tới từng nhân viên. Ngoài ra, việc quản lý tiền lương thiếu khoa học khiến việc hạch toán tiền lương tốn nhiều thời gian, khiến quy trình thanh toán bị chậm tiến độ.

Trong khi đó, tiền lương có vai trò rất lớn đến không chỉ người lao động mà còn với chính doanh nghiệp và xã hội. Việc tính toán sai, chậm lương sẽ khiến uy tín của người quản lý và hình ảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng, làm mất đi nguồn nhân lực cần thiết trong hoạt động kinh doanh.

 Tiền lương có vai trò rất lớn đến không chỉ người lao động mà còn với chính doanh nghiệp và xã hội

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương là xu thế tất yếu hiện nay

Chuyển đổi số đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp trong bối cảnh CMCN lần thứ 4 bùng nổ toàn cầu. Trong khi đó, vấn đề về nhân lực đóng vai trò quan trọng cho sự bền vững kinh doanh của tổ chức. Triển khai phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương trở thành hướng phát triển tất yếu. Bởi, việc chuyển đổi nền tảng công nghệ trong quản trị sẽ đem lại cho doanh nghiệp hiệu quả cao, thu hút được nguồn lực chất lượng.

Dưới đây là một số hiệu quả khi doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương trong tổ chức:

Quản lý nhân sự dễ dàng hiệu quả

• Cập nhật thông tin chi tiết về nhân viên;
• Quản lý thông tin sổ bảo hiểm, thông tin nhận sổ, trả sổ;
• Cập nhật các thông tin về những thay đổi, biến động của từng cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc;
• Phần mềm nhân sự – tiền lương thiết lập những báo cáo theo dõi nhân sự như: Báo cáo đánh giá kết quả xếp hạng nhân viên trong kỳ theo từng cấp độ, Báo cáo danh sách nhân viên nghỉ việc, Hồ sơ chi tiết nhân viên, tình hình tăng giảm nhân sự;

 Hỗ trợ đắc lực cho việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên

• Lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin phục vụ nhu cầu tuyển dụng;
• Cập nhật và quản lý hồ sơ ứng viên;
• Lập lịch phỏng vấn/thi tuyển, gửi mail tới ứng viên, lưu thông tin đánh giá và kết quả phỏng vấn/thi tuyển;
• Báo cáo thống kê, phân tích tình hình tuyển dụng;
• Khai báo danh mục khóa học bắt buộc theo từng vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp;
• Lập kế hoạch đào tạo nhân viên theo quy định của công ty (đào tạo nội bộ), kế hoạch cử đi học (đào tạo ngoài);
• Cập nhật và quản lý kết quả đào tạo của cán bộ nhân viên.
• Báo cáo thống kê kết quả đào tạo;

Chấm công chặt chẽ chính xác, tính toán lương thưởng nhanh chóng

• Khai báo linh hoạt ngày làm việc, ngày nghỉ thường, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép trong kỳ;
• Khai báo thời gian làm việc linh hoạt theo ca, theo dây chuyền;
• Cập nhật dữ liệu chấm công, hỗ trợ chấm công từ xa nhờ định vị GPS;
• Các tham số lương cơ bản và mở rộng được thiết kế và khai báo linh động, cho phép người dùng tự cập nhật khi có sự thay đổi trong quá trình sử dụng phần mềm;
• Cho phép tính lương linh động; 
• Cho phép tạo bảng lương mới từ bảng lương tháng trước, có sự điều chỉnh hợp lý với tình hình thực tế tháng này;
• Khai báo linh động nhân viên cần nộp thuế, các mức thu nhập chịu thuế theo % lũy tiến;
• Tính lương, các khoản phụ cấp, BHXH – Y tế, thuế thu nhập cho cán bộ nhân viên và tự động hạch toán các khoản đó theo từng bộ phận ứng với khoản mục phí khác nhau.

Quản lý nhân sự – tiền lương luôn là một trong những vấn đề phức tạp, dễ mắc sai lầm trong doanh nghiệp. Việc triển khai một công cụ quản trị hiệu quả sẽ là chìa khóa cho những bài toán nan giải của doanh nghiệp.